将年度计划融入每一天,做好每日计划

2019-05-07 14:02:04来源:徐州招聘-徐州英才网

那些年度计划总是完成不了的人通常会有这样的想法:“我把每天的日常工作做完之后再去做年度计划里的事情吧!”然而你会发现日常工作是永远都完不成的,就算你全都做完了,也已经筋疲力尽了,根本没有精力去做其他的事情了。所以年度计划一拖再拖,到了年底又开始感叹这一年过得真快,年度计划又没完成……

4D工作法

造成这种现象的原因之一,就是把年度计划从每天的日常生活中抽离了出来,使得年度计划无从做起。年度计划应当安排进每天的计划里面。

有些人安排每日计划纯粹用脑子记忆,但你会发现事情一多,就容易忘记该做的事情。这是因为我们把事情记在脑袋里,而我们的脑袋擅长思考,却不擅长记忆,一旦事情超过七件左右,我们的大脑就特别容易产生遗忘。另外,所有的事情都堆积在脑袋里还容易让你产生压力和焦虑的情绪,让你无法集中注意力。

还有一些人,会把要做的事情一条一条地列在清单上,看起来很清晰,这是一个特别好的习惯。不过这个方法也有两个不足之处,第一是容易加班:快下班的时候,经常会发现清单上简单的事情都做完了,但是比较难的事情却还放着没动,于是就只能加班了;另外一个问题是无法正确把握自己的时间资源,总是会乐观地估计自己的效率。例如你今天给自己列出了十件必须要完成的事情,但是你今天要参加会议,要外出见客户,根本就没有足够的时间来完成这十件事。所以与其列出十件事却只能完成七件,还不如一开始就只列出七件事,然后全部完成。

我的建议是准备一个本子,列出一天要做的事情,用星标标出重要的事情,然后优先去完成;在左边的时间轴上,评估一下当天的时间资源,然后合理地安排计划,比如每天早上9点到9点半开晨会,这类固定时间去做的事可以标在左边的时间轴里面,这就代表这一段时间已经被预支出去了。右边的空白区域是自由区,可以用来随时收集自己要做的事情,并进行任务的分解。

当你使用这个方法管理自己的日常工作之后,你会发现每天的工作都井井有条,杂而不乱。制作这样的一份每日计划,一共只需要三步:

一、建立一个启动每日计划的仪式

建立一个启动每日计划的仪式,你需要在每天固定的时间,用固定的工具,列出当天的待办清单。

这种仪式感非常重要,比如你某天出门晚了,还恰巧一路红灯,不小心遇到了不遵守交通的路人,最后迟到了还被上司训了一顿,是不是感觉自己一整天的心情都不好了?恐怕要缓一上午才能进入工作的状态。但是如果你有一个工作的仪式,例如你习惯了每天打开电脑、泡好咖啡、整理好桌面再开始一天的工作,你会发现自己更加容易把刚才不愉快和焦虑的心情全部忘掉,然后进入到当天的工作状态当中,这就是仪式的作用。

所以我们也可以通过用“每天在固定的时间、用固定的工具,列出当天的待办清单”的形式建立起工作的仪式感。

二、与其写具体的时间不如写某个场景

在规划自己的每日任务时,按场景安排工作要比按时间安排工作要靠谱得多。比如“我每天早上9点开始联系客户”这句话就不太靠谱,因为早上9点钟遇到的突发状况实在是太多了:老板叫你开会、同事问你要报表、有人找你谈事情……这些都会导致计划无法按时进行。所以我建议工作任务和某个场合结合起来,比如说“工作的前一个小时联系客户”或者“下班前联系客户”。

另外,进行每日计划的工具最好具有随身携带和方便录入的特点,数码工具有这个优势,如果你坚持用本子的话,可以选一个迷你本子,随身装在包里。

三、用系统的工作法来梳理所有的事情

如果有同事临时向你求助,让你帮忙做点东西,你会怎么处理呢?如果你遇到了刺激就立刻做出了反应,随口答应了,这样很容易被别人牵着鼻子走:已经自顾不暇了,还要帮别人的忙……所以你应该学会做事靠系统,不是靠感觉。当别人请求你帮忙的时候,你要先经过你的清单系统,看看这件事情到底是不是对于你来说最重要紧急的事,如果是,再答应下来;如果不是,你可以选择拒绝和协商。

那么我们应该怎么去实行每日计划呢?

立即去做(Do it now):最重要的工作,不能拖延不做,不能授权给他人去做。比如说产品出现了严重的问题,那你必须要立刻处理;老板找你谈话,你必须要立刻去找老板。

计划去做(Delay it):把一些次要的、不着急完成的计划放一放,先完成需要马上着手去做的工作。比如说项目的准备阶段完成了,需要开始第二阶段的研发,这件事情很重要,但是不急于马上就完成,只要在今天安排好计划去执行就可以了。

授权去做(Delegate it):把一些不太重要的工作交给下属去办,这样可以为自己腾出时间和精力去做更重要的事情。例如你作为一个项目经理,临时召开的技术研讨会完全可以授权给技术人员去参加,结束之后整理好发给你就可以了。

尽量少做(Don’t do it):把一些与目标无关的工作舍弃,不要去做。比如说刷微博、追剧等等,这类事情不是完全不要去做,而是尽量少做。

以上就是4D工作法的核心,这个工作方法就可以成为你管理每天事情的一套系统,当遇到额外的工作时,你也可以立刻用4D工作法对这件事情进行分类,从而决定是否需要去做。

通过每日工作清单的梳理,我们可以更好地将年度计划分解成每天的小目标,一点点去完成,做到忙而不乱,井井有条。

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